2019年12月26日、いえらぶGROUPの社員向け勉強会が行われました。
内容は、「S-FIT様が語る！いえらぶCLOUDリーシング機能の導入秘話！」というもの。
いえらぶGROUPの主力サービスである「いえらぶCLOUD」を実際に導入した、賃貸管理会社さんに
- 導入して何が変ったか？
- 導入に際する不安点
- どういったところが決め手になるのか
を語っていただき、社内でサービス理解を深めるというのが主旨。
賃貸管理会社さんが実際にサービス利用した生の声が聞ける機会なので、無理を言って参加させていただき、インタビューレポート化させていただきました。
基幹システムを検討されている賃貸管理業の方々は是非ご参考にしていただければと思います。
S-FIT様が語るいえらぶCLOUD導入事例！
お話しいただく賃貸管理会社様
- 株式会社S-FIT様
- 【企業URL】https://www.sfit.co.jp/
プロパティマネジメント事業部 受託営業課
課長 匠 健太郎 様
——御社のことを教えてください
当社は「お部屋探しCAFE ヘヤギメ！」の屋号で、都市圏を中心に賃貸仲介店舗を23店舗展開しています。他にも賃貸管理事業や不動産開発事業など、不動産に関わる事業を展開している会社です。
私自身、賃貸仲介6年、店舗責任者3年を経験し、PM部門へ異動しました。
今回のいえらぶCLOUD導入プロジェクトでも責任者としてプロジェクト全体を管轄しています。
——いえらぶCLOUD導入の経緯は？
元々Excelや紙で、書類やタスク管理をしていたため、システム導入による効率化を前々から考えていました。部分的に徐々に他社のシステムを複数入れて効率化を試みていましたが、それぞれ別の会社のサービスだったため連動性が無く、あまり意味をなしていませんでした。
これを解決できるサービスが無いか調べていたところ、いえらぶCLOUDを知ったのがきっかけです。
——他社サービスといえらぶCLOUDの違いはなんですか？
似たようなシステムを提供している会社はいくつかありますが、大体がパッケージ商品です。会社によって言い回しだったり、業務範囲等の細かいところが違うため、型にはめて運用してしまうと使いづらくなってしまいます。
いえらぶさんは、パッケージにこだわらず柔軟にご対応いただけました。そこが他社さんと一番大きな違いかなと思います。
——いえらぶCLOUD導入の目的はなんですか？
ずばり業務の効率化です！現在弊社のPM業務はこれくらいあります。
1.リーシング業務
- 条件の設定（所有者様と）
- 募集図面の作成
- インターネット媒体やレインズへの掲載
- 仲介会社訪問を行い、営業活動
- 物件の内覧会の開催、専用ポスターやパンフレットの作成
2.申込業務
- 物件ごとの必要書類の準備
- 社内審査
- オーナー審査
- 契約書類準備
3.契約業務
- 契約書類の読み合わせ
- 火災保険手続き
- カギの引渡し
4.その他
- カギの交換
- 内装の完了確認
- 退去立ち合い
- 内装会社手配
- 入居者苦情対応
- 退去精算
- 更新業務
- 賃料回収
私も賃貸仲介が長かったので、PMにこれだけの業務があるとは知りませんでした。
更にこれを5名で対応しているのですが、電話は1日数百件、FAXも数十件。
優先順位付けできないレベルで業務がどんどん舞い込みます。
ひとつずつ他部署と連携するので、何がどこまで終わっているか誰も把握していない状況でした。
社員も疲弊しますし、ヒューマンエラーも起こりやすいので、時間の削減とミスを減らす為にいえらぶCLOUDを導入しました。
なお、現在は「1.リーシング業務」と「2.申込業務」のみ、いえらぶCLOUDを基幹システムとして運用しています。
「3.契約業務」「4.その他」については、まだExcel等での管理となってしまっていますが、将来的にはここもシステム化を図っていきたいと考えています。
——導入して得られた効果は？
物件確認の効率化
閑散期で大体一日250件程物件確認の電話があります。
繁忙期だとこれが3倍以上になります笑
物件確認業務は元々他の会社の物件確認サービスを利用していましたが、基幹システムと連動していなかったので、毎朝基幹システムからCSVで排出して取り込むという作業をしていました。
ただ、日中に動きがあると連動性が無いためリアルタイムで反映ができず、正確かどうかを確かめる作業が発生してしまい、結局電話でのやり取りが発生していました。
いえらぶCLOUDを入れてからは、基幹システムとの連動ができるようになったので、リアルタイムで反映できるようになりました。
そうすると電話がきても、「WEBに載っている情報が最新です」というアナウンスができます。
これを繰り返していき徐々に仲介会社様が「S-FITの情報は正しい」と理解してくれました。
現在は1日の物件確認の受電数がいえらぶCLOUD導入前と比較して60%以上削減。
今後もこの対応を続けていけばもっと削減できるのではないかと考えています。
内見予約の効率化
内見予約のための電話は一日50件以上受けていました。
ちなみにこれも閑散期の数字です笑。いえらぶCLOUD導入前は、主にFAXで内見の予約をもらっていました。
ただ、他の業務もあるのですぐFAXを確認できないこともあります。
そうすると仲介会社様から電話で確認の連絡がきたりします。
また、FAXで連絡いただくと管理がアナログになるので、他の仲介会社様の内見とバッティングしてしまったり、物件を間違えたりとヒューマンエラーが起きる温床になっていました。いえらぶCLOUD導入後は、WEBからの内見予約になったのでFAX・電話が80%以上無くなり業務時間の余白がかなり増えました。
また、全てWEB上で自動で完結するので、ミスもほぼ起こりません。併せて、内見顧客の情報や、アンケート機能等があり仲介会社様からのデータが勝手に蓄積されていくので、データを分析してオーナーへのレポートとして活用できるのではと考えています。
申込み後の業務の効率化
お申込み後の仲介会社様とのやり取りも40%程度削減できています。
仲介会社様はスピード感を大事にされているので、システムの導入前はお申込み後も主に電話でのやり取りでした。今では、システムからメッセージを送ることができお互いのタスク管理ができるようになっています。
ただ、ここの部分は契約の諸条件の調整等、型にはめづらいことが多いので100%削減は難しいと考えています。
でも、基本的な流れはかなり整理できるようになってきているので、40%程度の業務削減は達成できました。
募集業務の効率化
今までは募集の為のチラシや図面は手作りでした。
今は基幹システムに入力すれば勝手に自動生成されます。
デザインについても当社仕様にしていただいていて、当社がチラシ作成の時に意識している、
- 一枚で全ての情報が網羅されているか
- かっこいいか
についてもしっかりご対応いただいています。また、ここでは全体の業務効率を上げるために少し工夫をしていて、全ての図面から電話番号、メールアドレスを無くしました。
WEBに誘導してシステムで全てやり取りするためにです。
今までは電話とメールでのやり取りがほとんどだったので、180度やり方を変えました。最初は「これをやったらどうなるんだろう」と躊躇していました。
ただ、既に自動化で成功している会社様から「目的を達成するためには徹底的にやらないとだめだよ」と助言をいただき、勇気をもって実施しました。
最初は混乱は多少ありましたが、仲介会社様側も慣れていただければ効率的なため、今ではほぼ問題はありません。
申込書のFAX送受信、図面のFAX送信業務の効率化
現在、お申込みが月に100件超あります。
都度FAXで申込書をお送りしていましたが、現在はWEBから取得できる旨アナウンスして仲介会社様で取得いただいております。受信もWEB上で対応できるようになっているので、FAXを受けてシステムに転記するという業務がなくなり、時間はもちろんのことミスも無くなりました。
図面は前から当社HPで取得できたのですが、基幹システムと連動していなかったので、リアルタイムに最新の情報が反映できていませんでした。
そのため、自分たちで別途作った図面をお送りしておりました。
現在は、リアルタイムで最新情報が反映されるため、送信作業、別途図面を作る作業を削減することが出来ています。
——いえらぶCLOUD導入にあたり、一番重要視したことは？
機能面はもちろんあるのですが、一番重要視したことは実際に利用する賃貸管理会社の気持ちをしっかり分かっているかどうかです。
私自身、賃貸仲介の営業として6年、店舗責任者として3年をやってからPM部門に異動になりましたが、異動から2カ月で今回のプロジェクトの責任者に任命されました。
まだ、全ての業務を把握しているわけではないタイミングだったので、できれば現場のことまで理解している会社さんと組みたかったなと。
また、システムは実際に利用しないと意味がないですよね。
利用サイドの業務をくみ取っていただけなくて、大金かけたけど全く使われないという事例も見てきたので。
よくあるシステム系の会社さんだと技術偏重になりがちで利用サイドの気持ちまで見てくれてないことが多いので、そこはかなり重要視しました。
また、いえらぶさん以外の他の会社に色々話を聞きましたが、当社がやりたいことはどこの会社も対応ができないという回答でした。
その中で、いえらぶさんだけができると言ってくれました。
正直「本当？」と思っていましたが笑。結果としてやりたいことは実現できているので大満足です。
——いえらぶCLOUD導入で大変だったことは？
他社の業者間流通システムを使っていたのですが、この切り替えは大変でした。
その時、やり取りのある仲介会社様は2000アカウント程あったため1件づつ対応。毎回連絡がくるたびに切り替えの案内をしたり、営業で会社に行くたびに切り替え案内のチラシを渡したりして徐々に移行を進めました。
地道にやった甲斐もあり、切り替え開始から2カ月で全社対応が終わり、更に旧システムのアカウント数を抜くこともできました。
——今後の課題は？
システム導入で大量の時間を削減出来ましたが、実はその新しく生まれた時間をまだ有効活用できていません。
帰りが早くなったわけでも無いですし、新しい価値を生み出せてもいない状態です。
まだ導入間もないので、こういって可視化された数値を社内に発信していって、新しく生み出した時間の有効活用を行っていく予定です。
まとめ
従業員400人を超える規模の会社の基幹システムの入れ替えは、想像しただけで大変そうです。
実際1年ほどの期間がかかったみたいですが、その間いえらぶの社員の方がS-FIT様の現場にこもり、実際の業務を体感したうえでシステムに反映されているとのことでした。
そういった積み重ねがサービスには反映されているようで、満足されているのはお話しされていた匠さんの顔からも滲み出ていました。
まだ、システム導入をされていない賃貸管理会社様は、本事例をご参考に導入をご検討いただければと思います。
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